Sportlink-import leden & teams (nieuwe Sportlink) | portal

Gewijzigd op Do, 20 Aug om 12:53 PM

portal

Sportlink heeft een nieuwe webomgeving. De export van leden en teams bestaat daar uit twee losse bestanden in plaats van één. Hieronder lees je hoe je die exporteert en in Arbitrage online inleest. Werk je nog met de oude Sportlink-omgeving? Gebruik dan het artikel over de klassieke Sportlink-import; die route blijft gewoon werken.

In dit artikel

Ga in Sportlink naar Personen → Zoeken
Selecteer alle teams en zoek
Zet alle kolommen aan
Exporteer de tabel
Open het bestand niet in Excel
Lees het ledenbestand in bij Arbitrage online
Controleer de proefdraai
Lees daarna het teambestand in
Niet herkende teamnamen koppelen

Wat je nodig hebtToegang tot Sportlink Club met exportrechten, en beheerdersrechten in je Arbitrage online clubportaal onder Club members.

Ga in Sportlink naar Personen → Zoeken

Open in Sportlink Club het menu Personen en kies Zoeken. Bovenaan zie je tabbladen: Algemeen gebruik je voor het ledenbestand, Teams voor het teambestand. Je maakt dus twee exports — één per tabblad.

Selecteer alle teams en zoek

Zet op het tabblad Teams het filter Bondsteam op Alles geselecteerd en klik op Zoek. Boven de tabel verschijnt hoeveel personen er gevonden zijn. Voor het ledenbestand doe je hetzelfde op het tabblad Algemeen, zonder filters, zodat álle leden meekomen.

Zet alle kolommen aan

Klik rechtsboven op Personaliseren kolommen en kies bij Beschikbare opties de optie Alles geselecteerd. Klik op Sla op. Dit is belangrijk: Sportlink exporteert alleen de kolommen die zichtbaar zijn in de tabel. Staan er kolommen uit, dan ontbreken die in het bestand en kan Arbitrage online ze niet inlezen.

Exporteer de tabel

Klik rechtsboven op Exporteer tabel en daarna op Download. Je krijgt een CSV-bestand. Herhaal dit voor het andere tabblad, zodat je twee bestanden hebt: één met de leden en één met de teams.

Open het bestand niet in Excel

Upload het gedownloade bestand zoals het is. Open je het eerst in Excel en sla je het op, dan verandert Excel de datumnotatie en de opmaak van het bestand. Arbitrage online kan daar wel mee omgaan, maar je loopt onnodig risico op fouten.

Lees het ledenbestand in bij Arbitrage online

Ga in je clubportaal naar Club members en klik op Import sportlink. Kies het ledenbestand en klik op Start importeren. Arbitrage online herkent zelf welk bestand je hebt gekozen — je hoeft niets in te stellen.

Het scherm 'Import sportlink' in het AOL-clubportaal, met de knop 'Selecteer' en 'Start importeren'.

Controleer de proefdraai

Je krijgt eerst een proefdraai te zien: wat er zou gebeuren, zonder dat er iets wijzigt. Klopt het beeld, klik dan op Definitief doorvoeren. Pas dan worden de gegevens bijgewerkt.

Wat je ziet	Wat het betekent
Bestaande leden bijwerken	Deze leden staan al in Arbitrage online en worden bijgewerkt met de gegevens uit Sportlink.
Nieuwe leden toevoegen	Deze relatiecodes komen nog niet voor en worden aangemaakt.
Overgeslagen (andere club)	Dit lid staat in Arbitrage online al bij een andere club. Het wordt niet verplaatst.
Overgeslagen (Sportlink-updates geblokkeerd)	Bij dit lid is in Arbitrage online ingesteld dat Sportlink zijn gegevens niet mag overschrijven. Handig bij een lid dat je hier handmatig bijhoudt.
Actief in AOL, niet in dit bestand	Leden die je in Sportlink niet meer terugvindt. Vink onderaan aan of je ze wilt archiveren.
Dekkingsgraad	Hoeveel procent van de leden die nu in Arbitrage online actief staan, in dit bestand voorkomt. Ligt dat onder de 70%, dan worden je leden gewoon bijgewerkt en toegevoegd, maar vraagt het archiveren om een extra bevestiging. Die controle geldt vanaf 25 actieve leden, zodat een kleine club er geen last van heeft.

Lees daarna het teambestand in

Klik op Nieuw bestand importeren en kies nu het teambestand. Doe dit ná het ledenbestand: de teamkoppeling werkt op leden die al bestaan, dus andersom mist hij de nieuwe leden. Ook hier krijg je eerst een proefdraai.

Niet herkende teamnamen koppelen

Herkent Arbitrage online een teamnaam niet, dan verschijnt die onderaan met een keuzelijst. Kies het bijbehorende team en klik op Koppelingen opslaan en opnieuw proefdraaien. Je keuze wordt onthouden, dus dit hoef je maar één keer te doen. Weet je het niet zeker, laat het dan op — niet koppelen — staan: die leden behouden hun huidige team en er gaat niets verloren.

Lokale teams worden overgeslagenIn het teambestand staan naast bondsteams ook de lokale teams van je club (Teamsoort = Vereniging). Die worden bewust niet ingelezen: ze verwijzen naar hetzelfde bondsteam en zouden dubbele koppelingen opleveren. In de proefdraai zie je terug hoeveel regels om die reden zijn overgeslagen.

Veelgestelde vragen

Welke gegevens worden precies bijgewerkt?

Naam, geslacht, telefoon en mobiel, e-mailadres en tweede e-mailadres, de e-mailadressen en telefoonnummers van ouders/verzorgers, de zichtbaarheidsinstelling, en de teamindeling. Uit het teambestand komen daarnaast de staf- en begeleidingsrollen. Staat een veld leeg in het exportbestand, dan blijft de bestaande waarde in Arbitrage online staan — een lege export wist dus niets.

Worden mijn teams en wedstrijden hier ook mee bijgewerkt?

Nee. Deze import gaat uitsluitend over personen en hun teamindeling. Teamgegevens zoals klasse en kleedkamers, en de wedstrijden en uitslagen, komen binnen via de automatische koppeling met het clientId van je club. Zie het artikel over het automatisch verwerken van teams, wedstrijden en uitslagen.

Moet ik beide bestanden altijd inlezen?

Nee. Wil je alleen contactgegevens bijwerken, dan volstaat het ledenbestand. Het teambestand heb je nodig zodra de teamindeling is gewijzigd.

Wat gebeurt er met leden die ik in Sportlink heb afgemeld?

Die staan niet meer in het exportbestand. In de proefdraai zie je hoeveel dat er zijn; onderaan kun je aanvinken of je ze wilt archiveren. Archiveren verwijdert niets — de historie blijft bewaard.

Waarom moet ik het woord ARCHIVEREN intypen?

Dat vragen we zodra je bestand minder dan 70% dekt van de leden die nu in Arbitrage online actief staan. Bijwerken en toevoegen gaan dan gewoon door — die kunnen geen kwaad. Archiveren wél: is je export gefilterd of halverwege afgebroken, dan zou je leden archiveren die gewoon lid zijn. Klopt het dat je een volledige ledenexport hebt gemaakt, typ dan ARCHIVEREN en gaat het door. Twijfel je, laat het vinkje dan uit en exporteer eerst opnieuw zonder filters.

Mijn dekkingsgraad is laag terwijl mijn export klopt. Hoe kan dat?

Dan loopt je ledenlijst in Arbitrage online achter op Sportlink. Dat gebeurt vooral bij clubs die een tijd niet hebben kunnen importeren: leden die intussen zijn vertrokken staan hier nog actief, en nieuwe leden ontbreken. Voer de import gewoon door — je leden worden bijgewerkt en aangevuld — en archiveer daarna in dezelfde stap de leden die niet meer in je export staan. Vanaf de volgende import loopt het weer gelijk.

Kan ik de oude Sportlink-export nog gebruiken?

Ja. Arbitrage online herkent automatisch of je een oud of nieuw exportbestand uploadt en verwerkt het op de juiste manier.