Ledenbestand actueel houden | beheer portal

Leden die niet meer in je Sportlink-export staan worden gearchiveerd. Ze verdwijnen uit je actieve lijst en krijgen geen mail of pushbericht meer.

Je vindt ze terug via Club members → knop Tonen → Gearchiveerde leden/vrijwilligers.

Drie groepen worden nooit automatisch gearchiveerd, ook niet als ze in de export ontbreken: club officials (de vlag scheidsrechter), beheerders en beheerders met adminrechten. Die regelen hun eigen rollen vaak buiten Sportlink om. Hetzelfde geldt voor leden waarbij je hebt ingesteld dat Sportlink hun gegevens niet mag overschrijven.

Het opschonen hangt aan het ledenbestand, niet aan het teambestand. Dat is de meest gemaakte fout: wie elk jaar keurig importeert vanuit het teamoverzicht, werkt zijn leden wél bij en voegt nieuwe leden wél toe — maar ruimt niemand op. In de administratie ziet dat er goed uit, want alle bestaande leden zijn zojuist ververst.

Klassieke Sportlink: het archiveren loopt alleen mee bij een export uit het ledenzoekscherm, dus een bestand zónder teamkolom. Exporteer je vanuit het teamscherm, dan wordt er niets gearchiveerd.

Nieuwe Sportlink: je ziet het zelf staan en vinkt het aan. Geen twijfel mogelijk.

Ga naar Club members en klik op Import sportlink. Kies eerst het ledenbestand — Arbitrage online herkent zelf om welk bestand het gaat.

Je krijgt een proefdraai: je ziet wat er zou gebeuren zonder dat er iets wijzigt. Onderaan staat een vinkje "Ook de … leden archiveren die niet in dit bestand staan". Zet dat aan als dit een volledige ledenexport is, en klik op Definitief doorvoeren.

Lees daarna pas het teambestand in. In die volgorde, want de teamkoppeling werkt op leden die al bestaan.

Maak de export vanuit het ledenzoekscherm, niet vanuit het teamoverzicht — anders blijft het archiveren achterwege. Gebruik ; als scheidingsteken en open het bestand niet eerst in Excel.

Lees het bestand daarna in via Club members → Import sportlink. Werk je club inmiddels met de nieuwe Sportlink-omgeving? Volg dan de stappen hierboven.

Een half of gefilterd exportbestand zou in één keer honderden leden kunnen archiveren die gewoon lid zijn. Daarom kijkt Arbitrage online eerst hoeveel procent van je actieve leden in het bestand voorkomt — de dekkingsgraad.

Ligt die onder de 70%, dan gaan bijwerken en toevoegen gewoon door, maar vraagt het archiveren om een extra bevestiging: je typt dan zelf het woord ARCHIVEREN. Die controle geldt vanaf 25 actieve leden, zodat een kleine club er geen last van heeft.

Krijg je die vraag onverwacht, controleer dan eerst je export. Meestal stond er nog een filter aan of is de download halverwege afgebroken.

De ledenlijst in Arbitrage online is geen los adressenbestand dat je vervangt. Aan elk lid hangt zijn geschiedenis: aanstellingen als official, clubtaken en teamtaken waarvoor hij zich heeft aangemeld, zijn beschikbaarheid, en zijn account voor de app.

Gooi je die lijst leeg en lees je opnieuw in, dan is die geschiedenis weg en moet iedereen opnieuw een wachtwoord instellen voordat hij de app weer in kan. De import werkt op relatiecode en herkent iedereen die er al staat, dus dat leegmaken lost niets op wat de import niet zelf al doet.

Kijk na de import in Club members hoeveel actieve leden er overblijven en vergelijk dat met het aantal dat Sportlink laat zien. Wijkt het sterk af, dan was de export waarschijnlijk niet volledig.

Via Tonen → Gearchiveerde leden/vrijwilligers zie je wie er is opgeruimd. Staat daar iemand tussen die wél lid is, open dan zijn kaart en zet hem terug op actief.