Facturen en automatische incasso

Elke maand maken we de factuur op over de voorgaande maand. Die sturen we naar het financieel e-mailadres van de club. Een aantal dagen later schrijven we het bedrag af van de rekening waarvoor jullie ons hebben gemachtigd.

Die volgorde is bewust: de factuur is tegelijk de aankondiging van de incasso. Daarop staan het bedrag en de datum, dus je weet altijd vooraf wat er komt. Klopt er iets niet, dan kun je het melden vóór er iets van de rekening gaat.

De factuur is opgebouwd uit regels, afhankelijk van wat jullie die maand hebben gebruikt:
• Aanstellingen van eigen officials en van externe officials
• Aanstellingen clubtaken
• Boekingen van officials via Scheidsrechterzoeken
• Arbitrage-events die die maand bij jullie club zijn gehouden
• Bij een betaald pakket: de licentiekosten

Over de eventregel: een arbitrage-event staat op de factuur van de maand waarin het is gehouden — niet die van de aanvraag of de bevestiging. Bestaat het event uit meerdere avonden, dan is er één regel met één bedrag: de prijs geldt per event, niet per avond. De regel heet op de factuur naar het event zelf, bijvoorbeeld Vlaggen doe je zo.

Bij Lite - actief zijn er geen vaste maandkosten: je betaalt alleen per aanstelling die via het platform tot stand komt. Waren er in een maand geen aanstellingen, dan is er ook geen factuur en geen incasso.

Staan er boekingen van officials via Scheidsrechterzoeken op de factuur, dan staat er in Mijn factuur een lijst-icoon achter die factuur. Daarachter zie je per wedstrijd de datum, de rol, de categorie, het tarief en het bedrag, ingedeeld per team of per leeftijdscategorie. Je kunt de specificatie printen of als Excel downloaden.

Wil je hem ook als pdf bij de factuurmail ontvangen? Kies dan onder de knop Specificatie voor Per team of Per leeftijdscategorie. Bij Geen (de standaard) sturen we hem niet mee.

Met de knop SRZ-boekingen zie je tussentijds welke boekingen in een maand gefactureerd worden: wat al gespeeld is en wat nog gespeeld wordt.

Om automatisch te mogen afschrijven hebben jullie ons een doorlopende SEPA-machtiging gegeven. Die bestaat uit twee gegevens die je op je bankafschrift terugziet:

• Machtigingskenmerk — het kenmerk van jullie machtiging, bijvoorbeeld AOL-ABCD12E-20260824. Elke club heeft een eigen kenmerk.
• Incassant-ID — dat is van ons en altijd hetzelfde: NL35ZZZ651185960000.

Zoek je op je afschrift welke afschrijving van ons is? Dan zijn dat de twee dingen om op te letten. Na het afgeven van een machtiging krijg je van ons een bevestiging met precies deze gegevens erin.

Soms komt een incasso niet door. Dat kan allerlei oorzaken hebben — een gewijzigd rekeningnummer, een blokkade bij de bank, of een machtiging die niet meer klopt — en het ligt lang niet altijd bij de club.

Merken wij dat, dan krijg je van ons een e-mail met de melding "De incasso is niet gelukt". Daarin staat om welke factuur en welk bedrag het gaat, met het verzoek het bedrag binnen 14 dagen zelf over te maken:

• Rekening: NL35INGB0007125786
• Ten name van: Arbitrage online
• Vermeld: het factuurnummer

Weet je waaróm het misging — bijvoorbeeld omdat de rekening is gewijzigd — laat dat er dan bij weten. Dan zetten we het recht vóór de volgende maand, zodat het niet opnieuw gebeurt.

Gaat de club over op een ander rekeningnummer, of is de machtiging ingetrokken? Meld het ons via AOL support, dan leggen we een nieuwe machtiging vast.

Doe dat het liefst vóór het einde van de maand. Zo voorkom je dat de eerstvolgende incasso wordt geweigerd en jullie het bedrag alsnog handmatig moeten overmaken.

Alle facturen staan in het clubportaal onder Mijn factuur. Daar kun je ze bekijken en downloaden, ook de oudere.

Krijgt de verkeerde persoon de facturen? Het adres waar ze heen gaan is het financieel e-mailadres van de club. Dat pas je aan in het beheercentrum bij de clubgegevens, of je laat het ons weten.